Cuando llegue la auditoría, tendrá la evidencia SG-SST lista en minutos.
Implementamos el Método IMCAC 360° aplicado a la organización documental de su Sistema de Gestión SST. Construimos en Microsoft 365 — sin software adicional — la estructura, las reglas y la trazabilidad que su SG-SST necesita para ser defendible ante cualquier auditoría.
¿Reconoce estos retos en el SG-SST de su empresa?
¿Cuando le anuncian visita del Ministerio o auditoría de su ARL, le toma horas o días reunir la evidencia?
Cuando los soportes del SG-SST viven dispersos entre carpetas personales, correos, fotos de WhatsApp y documentos físicos, cada auditoría toma más tiempo del necesario. La evidencia existe — el reto es encontrarla rápido.
- Soportes guardados en lugares distintos según la persona que los generó (RRHH, operaciones, líneas, COPASST).
- Documentos sin nomenclatura estándar — capacitaciones, accidentes, exámenes médicos nombrados como "documento 1", "scan002", "acta".
- Versiones diferentes del mismo soporte sin saber cuál es la oficial.
- Hallazgos repetidos en auditorías anteriores que se mantienen porque la evidencia de cierre se perdió.
- Documentos ubicados en múltiples carpetas o perdidos en el mar de correo.
- El costo no es solo el riesgo de un hallazgo: es el tiempo del equipo dedicado a buscar en vez de trabajar.
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❌ acta.pdf
❌ capacitacion_scan(1).pdf
✓ SST-CAP-2025-04_Brigada-Evacuacion.pdf
✓ SST-COP-2025-05_Acta-Mensual-Firmada.pdf
archivo_seguimiento_caso.xlsx
Un nombre genérico que no indica a qué trabajador pertenece, de qué documento surgió ni dónde están los soportes fotográficos o médicos.
¿Operaciones, RRHH y líneas le mandan los soportes tarde, mal nombrados o por canales informales?
Usted hace bien su parte como Coordinador SG-SST. El problema es que la evidencia no la genera usted solo. Cuando ellos mandan los soportes desorganizados, usted termina siendo el "ordenador final" de un caos que no creó.
- Soportes que llegan por WhatsApp en forma de fotos, sin contexto ni metadatos.
- Capacitaciones realizadas pero con la firma del listado en otra carpeta o en un correo perdido.
- Inspecciones SST hechas pero sin cierre formal de hallazgos previos.
- Reportes de accidentes que llegan días después del plazo legal establecido.
- Exámenes médicos ocupacionales con archivos en formato no estandarizado.
"Los soportes están en mi portátil, en la carpeta que dice 'Mis Cosas SST'"
• El reemplazo tarda de 3 a 6 meses en entender la lógica personal de las carpetas.
• Alarmas de vencimiento (COPASST, extintores, exámenes) olvidadas en la agenda personal.
• Auditoría sorpresa sin respuesta: la clave del archivo y los accesos solo los tenía él.
Si usted se va, se incapacita o cambia de cargo, ¿el sistema SG-SST puede sostenerse solo?
En la mayoría de las PYMES medianas colombianas, el conocimiento del SG-SST vive principalmente en la cabeza del coordinador de turno. Cuando esa persona se va, la operación SG-SST se detiene y el reemplazo arranca casi desde cero.
- Soportes accesibles solo a través de la memoria del coordinador.
- Carpetas con lógica personal que solo él entiende; no es un estándar autónomo.
- Plazos críticos de reporte, COPASST e inspecciones, sin alarmas automáticas.
- Historial de hallazgos previos y planes de mejora dispersos.
- Reemplazo que tarda 3–6 meses en entender el sistema.
Guías técnicas de organización documental
Contenido escrito para resolver, paso a paso, los problemas concretos de organización documental que enfrenta un Coordinador SG-SST en Microsoft 365.
Cómo organizar las evidencias del SG-SST en SharePoint
Paso a paso para migrar capacitaciones, exámenes ocupacionales y actas de COPASST a una biblioteca de SharePoint con metadatos y permisos por rol.
Estructura de carpetas para auditorías en Microsoft 365
El árbol de carpetas que resiste una visita del Ministerio del Trabajo: por proceso, por vigencia y por tipo de soporte, sin duplicados.
Nomenclatura de archivos para cumplimiento de gestión documental
Convención de nombres para capacitaciones, inspecciones y accidentes que elimina el "documento1_final_v2" y hace cada archivo buscable en segundos.
Trazabilidad de acceso a evaluaciones médicas ocupacionales
Cómo dejar registro de quién consultó cada evaluación médica y cuándo, para sostener la confidencialidad de esta información sensible.
Matriz de permisos SG-SST para SharePoint
Quién puede ver, editar o solo consultar cada tipo de soporte SST — plantilla lista para adaptar por cargo y área.
Alertas de vencimiento SG-SST con Power Automate
Flujos que avisan antes de que venza una capacitación, un examen periódico o un plazo de reporte, sin depender de la memoria del coordinador.
¿Reconoce horas extras sin dejar un registro documentado y controlado de entrada y salida?
Si su empresa reconoce horas extras, ese registro de entrada y salida debe quedar soportado con un mecanismo estructurado de recolección, validación y almacenamiento documental — sin importar si hoy lo lleva en papel, en una planilla digital o en cualquier otro medio.
- Registro diario de entrada y salida, sin importar el medio que su empresa use hoy para llevarlo.
- Validación de cada registro antes de que se convierta en soporte oficial de horas extra.
- Soportes controlados y almacenados, disponibles para consulta en cualquier momento.
- Trazabilidad suficiente para responder ante una auditoría o solicitud del Ministerio del Trabajo.
Lumma Club no define ni impone el mecanismo de registro — estructura, en el Microsoft 365 que su empresa ya tiene, la recolección, validación y el almacenamiento documental de ese registro, sin importar el medio que use.
El Método IMCAC 360° aplicado al SG-SST
El Indicador de Madurez de Comunicación Asincrónica y Colaborativa (IMCAC 360°) es la metodología de Lumma Club para construir orden documental verificable y trazable aplicado al SG-SST, transformando su sistema disperso en una infraestructura de evidencia organizada en Microsoft 365.
No reemplazamos el diseño normativo de su SG-SST — eso lo hace su consultor SST o su ARL. Lo que sí construimos es la capa documental: estructura, reglas, automatizaciones, trazabilidad y autonomía.
Diagnóstico IMCAC SG-SST
Medimos el nivel de madurez documental de su SG-SST y detectamos las brechas frente a la normativa vigente.
Diseño Documental SG-SST
Definimos estructura de carpetas, política de nomenclatura y matriz de permisos para capacitaciones, exámenes médicos, COPASST, accidentes, inspecciones, planes anuales e indicadores.
Migración Asistida
Trasladamos su evidencia existente a la nueva estructura, sin perder soportes históricos ni romper la operación diaria del SG-SST.
Automatización en Microsoft 365
Configuramos Power Automate para alertas de vencimiento, flujos de aprobación de soportes y notificaciones, todo dentro del M365 que su empresa ya paga.
Capacitación al Equipo
Formamos al coordinador SG-SST y a las áreas que generan evidencia (RRHH, operaciones, líneas) en el nuevo método de organización y entrega de soportes.
Auditoría Simulada de Cierre
Simulamos una visita del Ministerio del Trabajo para validar que su sistema responde, identificar últimos huecos y entregar el plan de mantenimiento.
¿Qué hacemos y qué no hacemos en SG-SST?
✗ NO somos
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No somos IPS ni hacemos exámenes médicos ocupacionales (pre-ingreso, periódicos, retiro).
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No somos consultores SST que diseñan o implementan el sistema técnico del SG-SST.
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No somos certificadores del cumplimiento normativo de su SG-SST.
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No respondemos por sanciones, multas o hallazgos del Ministerio del Trabajo.
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No reemplazamos al software SST si su empresa ya tiene uno (lo complementamos).
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No somos auditores certificados externos del SG-SST conforme a ISO 45001.
✓ SÍ somos
- ✦ Especialistas en organización documental aplicada al SG-SST en Microsoft 365.
- ✦ Constructores de la infraestructura de evidencia que su SG-SST necesita para ser defendible.
- ✦ Aliados estratégicos del Coordinador SG-SST que vive el dolor del caos documental.
- ✦ Implementadores del Método IMCAC 360° adaptado a la normativa vigente del SG-SST.
- ✦ Capacitadores del equipo que genera evidencia en su empresa (no solo del coordinador).
Su consultor SST o ARL le dice qué debe documentar. Lumma Club le entrega cómo organizarlo en Microsoft 365 para que se sostenga en el tiempo, sobreviva a la rotación de personas, y esté disponible cuando el auditor lo pida.
Mini-IMCAC SG-SST: Mida en 2 minutos
qué tan defendible es su evidencia
Este mini cuestionario de 6 preguntas le da una vista rápida del estado documental de su SG-SST. Conteste honestamente para un resultado realista.
¿Le gustaría que lo contactemos? — Opcional, no le tomará 30 segundos
✓ ¡Recibido!
Lo contactaremos pronto. Si su auditoría es en menos de 4 semanas, le daremos prioridad.
¿Listo para que su SG-SST sea defendible?
Organice la evidencia documental de su SG-SST, construya trazabilidad real, y deje de temerle a la próxima auditoría. Un consultor de LUMMA CLUB lo acompañará para entender el estado actual de su sistema documental y construir juntos la ruta de implementación.
¡Gracias, !
Se envió un correo a la dirección contacto@lummaclub.com.
Qué alegría recibir su mensaje. Antes que nada, queremos darle las gracias por su interés y por dar el primer paso para preparar el SG-SST de su empresa para la próxima auditoría.
Hemos recibido su solicitud y ya está en mis manos. Pronto me pondré en contacto con usted.
Si su próxima auditoría es en menos de 4 semanas, marque su mensaje como urgente y le daremos prioridad de respuesta.
Está dando un paso importante para que su SG-SST sea defendible y esto será grande.
¡Hablamos pronto!
Un cordial saludo,
Aníbal Benítez A.
El equipo de LUMMA CLUB.